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Microsoft Excelの代わりにGoogleスプレッドシートを利用する!基本的な使い方をエクセルで作った旅程表をもとに紹介(for Mac User)

Googleスプレッドシートの基本的な使い方

Macbook Pro 2019を購入したことをきっかけにMicrosoft Office(ExcelやWord)の代わりに、Google スプレッドシートやGoogleドキュメントをメインで使うことにしました。

  • Google スプレッドシート=Microsoft Excelの代わり
  • Google ドキュメント=Microsoft Wordの代わり
私はこれまで海外旅行へ行くときにはMicrosoftのOffice for Macのエクセルで行程表を作り、PDFに変換してスマホやiPadに入れていつでも見れるようにしていました。

新しいMacbook Pro2019ではMac for Microsoft 2011は使えなくなったため、どうしようか迷ったところGoogleのスプレッドシートがエクセルの代わりに使えることを知りました。

※Googleスプレッドシートやドキュメントの利用は無料です。

Microsoft Officeの代替えを考えるMac OS Catalina(カテリーナ)でMicrosoft Office 2011が使えない?!Googleドキュメント&スプレッドシートをMicrosoft Officeの代わりに使ってみる

使ってみたらエクセルとの互換性もあるので、今まで使っていたエクセルデータをインポートしてそのまま編集して使っているデータもあります。

Googleスプレッドシートとエクセルとの違いは大きく分けると3つあります。
  • 場所を選ばない(PC、iPhoneやiPadでも確認できる)
  • 共有して数名で同時編集が可能
  • 自動で保存される

ここではエクセルの代わりにGoogle スプレッドシートを使う手順を紹介したいと思います。

以下の3つが前提にあります。

  • Googleスプレッドシートをエクセルの代わりに使いたい
  • Microsoft OfficeがPCに入っていない
  • 前に使っていたエクセルのデータがある
自分用の記録を兼ねていますが、使うことを迷っている方や実際どうなんだろうと思っている方の参考になれば嬉しいです。

古いMacから新しいMacへの移行については以下の記事も参考にしてみてください。

Macの移行アシスタントを使ってwifiでデータ移行Macbookの移行アシスタントでデータを移行できる?Macbook Pro 2019へwifiで移行した手順の記録

Google スプレッドシートの基本的な使い方

私はGoogleドライブ上でスプレッドシートやドキュメント(Wordの代わり)を管理しています。以下のようなイメージです。

Googleスプレッドシートをエクセルの代わりに使う

  1. マイドライブ(ここに保存される)
  2. カテゴリ別にフォルダ作成
  3. そのまま保存した状態

ドライブ内にフォルダ作成もできるので管理しやすいです。

Google スプレッドシートを使うには

Googleスプレッドシートを使うには、Googleのアカウントを持っている必要があります。

Gmailを使っている場合は既にアカウントがありますが、もし使ってない場合は、15GBまでは無料なのでこの機会に作っておくと便利です。
  1. Googleアカウントを作成する
  2. Googleドライブにログインする

Googleドライブでアカウントを作成する手順に関しては以下の記事を参考にしてください。

Microsoft Officeの代替えを考えるMac OS Catalina(カテリーナ)でMicrosoft Office 2011が使えない?!Googleドキュメント&スプレッドシートをMicrosoft Officeの代わりに使ってみる

Googleスプレッドシートの基本的な使い方

Googleスプレッドシートを使うには以下の手順で進めていきます。

ここでは既存のエクセルデータをGoogleスプレッドシートにアップロードして編集する手順を紹介します。

  1. Googleドライブに移動(ログイン)する
  2. 既存のエクセルデータ(.xlsx)をドラッグ&ドロップしてアップロードする
  3. Googleスプレッドシートで開く
  4. Googleスプレッドシートを編集する
  5. (必要があれば)デスクトップ上にダウンロード(保存)する
もともとはエクセルで作った以下の行程表をサンプルにしたいと思います。

Googleスプレッドシートの使い方

1. Google ドライブに移動(ログイン)する

Googleスプレッドシートをエクセルの代わりに使う

Google ドライブへ移動する

Gmailを使っている場合はChromeでは常にログインされている状態になっているので、Googleドライブから【ドライブに移動】をクリックすると移動できます。

ログインしていない場合は、ログインしてからドライブへ移動します。

Googleスプレッドシートの使い方

ドライブに入っている書類が上記のように表示されますが、初めて利用する場合は当然ここには何も表示されません。

※新規で作成する場合は、左上の【新規】タブから作成できます。

2. エクセルデータをドラッグ&ドロップしてアップロードする

Googleスプレッドシートの使い方

MacにOfficeが入ってない場合はエクセルデータ(.xlsx)を開くことはできないのですが、データとしては使える状態です。

そのエクセルデータをGoogleドライブにドラッグ&ドロップしてインポートします。

3. “Googleスプレッドシートで開く”をクリック

Microsoft Officeの代替えを考える

ファイル(.xlsx)をGoogle スプレッドシート上で開くと上記のように表示されるので、上部にある【Googleスプレッドシートで開く】をクリックします。

4. Googleスプレッドシートを編集する

Microsoft Officeの代替えを考える

Googleスプレッドシートで開くと編集画面になります。

並びなど少しエクセルとは違う箇所もありますが、編集画面はほぼ同じなので(計算式もあります)ここで自由に編集します。

注意
マクロを組んでいたり複雑な計算式や表を入れている場合は、レイアウト崩れがあったり同じように反映されない可能性があります。

エクセルと違う点は自動で保存されるので、保存する手間が省けるのは便利でいいです。

実際にエクセルデータをGoogleスプレッドシートに変換してみましたが、私の作成しているデータでは表が崩れたりフォントが変わったりということはありませんでした。※PCに共通のフォントがある場合

エクセルで使っていた時と同じように使えています。保存する手間がないぶん前より便利だと感じています。

5. (必要があれば)デスクトップ上にダウンロード(保存)する

パソコンやスマホで確認するだけならダウンロード(保存)する必要はないですが、例えば書類としてPDFで送りたい場合などはダウンロードすることもできます。

Googleスプレッドシートをエクセルの代わりに使う

Googleスプレッドシートはクラウド上にあるファイルなので、エクセルと違う点はパソコン上に保存したい場合は【ダウンロード】から選ぶ点です。

保存形式は複数ありますが、一般的に利用するのは2つかなと思います。

  • Microsoft Excel(.xlsx)
  • PDFドキュメント(.pdf)

※Microsoft Officeをインストールしていない場合はエクセル形式で保存しても開けないので、Macの場合はNumbersが起動します。

Googleスプレッドシートの便利な使い方

Microsoft Officeの代替えを考える

Googleスプレッドシートはインターネット接続さえあればweb上で確認ができるので、複数で確認したいときや出先で編集したり確認したいときにも便利です。

私はこれまではエクセルで作った旅程表をPDFで保存して夫へ送っていたのですが、今後は共有することで保存したり送る手間が省ける点がいいと思いました。
  • 共有して複数でファイルを編集したり確認する
  • 出先でファイルを編集したり確認する

共有して複数でファイルを編集したり確認する

共有するには2つの方法があります。

Googleスプレッドシートをエクセルの代わりに使う - 便利な使い方

右上の共有をクリックした後、どちらかの方法を選びます。

Googleスプレッドシートをエクセルの代わりに使う - 便利な使い方

  1. メールアドレスを入力して共有する
  2. リンクを取得してリンクを送って共有する

外出先でファイルを編集したり確認する

iPhoneやiPadでスプレッドシートを編集したり確認するには、スプレッドシートというアプリをインストールします。

私はGoogleドライブとスプレッドシートアプリをiPhoneに入れて、出先からも確認できるようにしています。

Googleスプレッドシートをエクセルの代わりに使う

Google スプレッドシートの基本的な使い方まとめ

Googleスプレッドシートの基本的な使い方を紹介しました。

Googleスプレッドシートの基本的な使い方

Wordの代わりになるGoogle ドキュメントの使い方については以下の記事を参考にしてみてください。

Microsoft Wordの代わりにGoogleドキュメントを利用する!基本的な使い方をワードで作った書類をもとに紹介(for Mac User)

外出先からスマホで確認&編集できるのはすごく便利ですが、便利であるだけバッテリーの減りは早くなるので注意です。

私は外出時はモバイルバッテリーも必ず持参するようにしています。
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最後まで読んでくださりありがとうございました!
この記事が少しでも参考になると嬉しいです。

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