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Microsoft Excelの代わりにGoogleスプレッドシートを利用する!基本的な使い方をエクセルで作ったシートをもとに紹介(for Mac User/エクセル初中級者向け)

Googleスプレッドシートの基本的な使い方

私はMacbook Pro(2019)を買い替えたときから、Microsoft Excelの代わりにGoogle スプレッドシートを、Wordの変わりはGoogleドキュメントを使っています。

  • Google スプレッドシート=Microsoft Excelの代わり
  • Google ドキュメント=Microsoft Wordの代わり

理由は、それまで使っていた古いMacbook Proでは使えていたMac for Microsoft 2011が新しいMacbook Pro 2019で使えなくなったからです。Googleスプレッドシートを使ってみたら、今までより便利になり今では使わないことが考えられません。

これまではエクセルで、例えば旅の行程表を作っていたものをPDFに変換してスマホやiPadに送っていたのが、今は自宅のPCでもスマホからでも編集できるので変換して送る手間が省けました。

エクセルとの互換性もあるので、今まで使っていたエクセルデータをインポートしてそのまま編集して使っているファイルもあります。

Googleスプレッドシートとエクセルとの違いは大きく分けると3つあります。
  • PC上だけでなく、iPhoneやiPadでも編集できる
  • 複数で共有して同時編集が可能 / リンクを送って閲覧も可能
  • 自動で保存される

※Googleスプレッドシートやドキュメントは15GBまで無料で利用できます。

Microsoft Officeの代替えを考えるMac OS Catalina(カテリーナ)でMicrosoft Office 2011が使えない?!Googleドキュメント&スプレッドシートをMicrosoft Officeの代わりに使ってみる

ここではMicrosoft Excel(エクセル)の代わりにGoogle スプレッドシートの基本的な使い方を紹介したいと思います。

以下の3つが前提にあります。

  • Googleスプレッドシートをエクセルの代わりに使いたい
  • Microsoft OfficeがPCに入っていない
  • 前に使っていたエクセルのデータがある
自分用の記録を兼ねていますが、使うことを迷っている方や実際どうなんだろうと思っている方の参考になれば嬉しいです。

古いMacから新しいMacへの移行については以下の記事も参考にしてみてください。

Macの移行アシスタントを使ってwifiでデータ移行Macbookの移行アシスタントでデータを移行できる?Macbook Pro 2019へwifiで移行した手順の記録

Google スプレッドシートの基本的な使い方

Google スプレッドシートはGoogleドライブ上で管理されます。以下のようなイメージです。

Googleスプレッドシートをエクセルの代わりに使う

  1. マイドライブ(ここに全てのデータが保存される)
  2. フォルダ(フォルダも自由に作成できる)
  3. フォルダに入れずに保存した状態

ドライブ内にフォルダ作成もできるので管理しやすいです。

Googleスプレッドシートを使う前に必要な設定

Googleスプレッドシートを使うには、Googleのアカウントを持つ(Gmailを使う設定をする)必要があります。

Gmailを使っている場合は既にアカウントがありますが、もし使ってない場合は、15GBまでは無料なのでこの機会にGmailアカウントを作っておくと便利です。
  1. Googleアカウントを作成する
  2. Googleドライブにログインする

Googleアカウントを作成する(Gmailを使う設定をする)手順に関しては以下の記事を参考にしてください。

Microsoft Officeの代替えを考えるMac OS Catalina(カテリーナ)でMicrosoft Office 2011が使えない?!Googleドキュメント&スプレッドシートをMicrosoft Officeの代わりに使ってみる

Googleスプレッドシートの基本的な使い方 〜エクセルデータをそのまま使う手順〜

既存のエクセルデータをGoogleスプレッドシートにアップロードして編集する手順を紹介します。

  1. Googleドライブに移動(ログイン)する
  2. 既存のエクセルデータ(.xlsx)をドラッグ&ドロップしてアップロードする
  3. Googleスプレッドシートで開く
  4. Googleスプレッドシートを編集する
  5. (必要があれば)デスクトップ上にダウンロード(保存)する
もともとはエクセルで作った以下の行程表をサンプルにしたいと思います。

Googleスプレッドシートの使い方

1. Google ドライブに移動(ログイン)する

Googleスプレッドシートをエクセルの代わりに使う

Google ドライブへ移動する

Gmailを使っている場合はChromeでは常にログインされている状態になっているので、Googleドライブから【ドライブに移動】をクリックすると移動できます。

ログインしていない場合は、ログインしてからドライブへ移動します。

Googleスプレッドシートの使い方

ドライブに入っている書類が上記のように表示されますが、初めて利用する場合は当然ここには何も表示されません。

※新規で作成する場合は、左上の【新規】タブから作成できます。

2. エクセルデータをドラッグ&ドロップしてアップロードする

Googleスプレッドシートの使い方

MacにOfficeが入ってない場合はエクセルデータ(.xlsx)を開くことはできないのですが、データとしては使える状態です。

そのエクセルデータをGoogleドライブにドラッグ&ドロップしてインポートします。

3. “Googleスプレッドシートで開く”をクリック

Microsoft Officeの代替えを考える

ファイル(.xlsx)をGoogle スプレッドシート上で開くと上記のように表示されるので、上部にある【Googleスプレッドシートで開く】をクリックします。

4. Googleスプレッドシートを編集する

Microsoft Officeの代替えを考える

Googleスプレッドシートで開くと編集画面になります。

並びなど少しエクセルとは違う箇所もありますが、編集画面はほぼ同じなので(計算式もあります)ここで自由に編集します。

注意
マクロを組んでいたり複雑な計算式や表を入れている場合は、レイアウト崩れがあったり同じように反映されない可能性があります。

エクセルと違う点は自動で保存されるので、保存する手間が省けるのは便利でいいです。

実際にエクセルデータをGoogleスプレッドシートに変換してみましたが、私の作成しているデータでは表が崩れたりフォントが変わったりということはありませんでした。※PCに共通のフォントがある場合

エクセルで使っていた時と同じように使えています。保存する手間がないぶん前より便利だと感じています。

5. (必要があれば)デスクトップ上にダウンロード(保存)する

パソコンやスマホで確認するだけならダウンロード(保存)する必要はないですが、例えば書類としてPDFで送りたい場合などはダウンロードすることもできます。

Googleスプレッドシートをエクセルの代わりに使う

Googleスプレッドシートはクラウド上にあるファイルなので、エクセルと違う点はパソコン上に保存したい場合は【ダウンロード】から選ぶ点です。

保存形式は複数ありますが、一般的に利用するのは2つかなと思います。

  • Microsoft Excel(.xlsx)
  • PDFドキュメント(.pdf)

※Microsoft Officeをインストールしていない場合はエクセル形式で保存しても開けないので、Macの場合はNumbersが起動します。

Googleスプレッドシートの基本的な使い方 〜新規作成〜

Googleスプレッドシートを新規作成から始める手順です。Googleドライブにログインした後から説明します。

  1. 新規→Googleスプレッドシートを選択する
  2. 無題のスプレッドシートが開く
  3. 編集を始める

googleスプレッドシートの基本的な使い方

“新規” をクリック

googleスプレッドシートの基本的な使い方

Googleスプレッドシートを選ぶ

googleスプレッドシートの基本的な使い方

無題のスプレッドシートが開くので作成していきます。

Googleスプレッドシートの便利な使い方 〜iPhoneで編集/閲覧する〜

Microsoft Officeの代替えを考える

Googleスプレッドシートはインターネット接続さえあればweb上で確認ができるので、複数で確認したいときや出先で編集したり確認したいときにも便利です。

私はこれまではエクセルで作った旅程表をPDFで保存して夫へ送っていたのですが、今後は共有することで保存したり送る手間が省ける点がいいと思いました。
  • 共有して複数でファイルを編集したり確認する
  • 出先でファイルを編集したり確認する

共有して複数でファイルを編集したり確認する

共有するには2つの方法があります。

Googleスプレッドシートをエクセルの代わりに使う - 便利な使い方

右上の共有をクリックした後、どちらかの方法を選びます。

Googleスプレッドシートをエクセルの代わりに使う - 便利な使い方

  1. メールアドレスを入力して共有する
  2. リンクを取得してリンクを送って共有する

外出先でファイルを編集したり確認する

iPhoneやiPadでスプレッドシートを編集したり確認するには、スプレッドシートというアプリをインストールします。

私はGoogleドライブとスプレッドシートアプリをiPhoneに入れて、出先からも確認できるようにしています。

Googleスプレッドシートをエクセルの代わりに使う

Google スプレッドシートの基本的な使い方まとめ

Googleスプレッドシートの基本的な使い方を紹介しました。

Googleスプレッドシートの基本的な使い方

Wordの代わりになるGoogleドキュメントの使い方については以下の記事を参考にしてみてください。

Microsoft Wordの代わりにGoogleドキュメントを利用する!基本的な使い方をワードで作った書類をもとに紹介(for Mac User)

外出先からスマホで確認&編集できるのはすごく便利ですが、便利であるだけ外で使う頻度が増えるとバッテリーの減りは早くなるので注意です。

私は外出時はモバイルバッテリーも必ず持参するようにしています。
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最後まで読んでくださりありがとうございました!
この記事が少しでも参考になると嬉しいです。

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