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Microsoft Wordの代わりにGoogleドキュメントを利用する!基本的な使い方をワードで作った書類をもとに紹介(for Mac User)

私は2020年にMacbook Pro 2019に買い換える前はMacbook Pro Mid2012を使っていて、別途購入したMicrosoft Office for Mac 2011を使っていました。

Macbook Pro 2019に買い換えたら互換性がなくなり使えなくなったので、今は代わりにGoogleのドキュメントやスプレッドシートを使っています。
  • Google スプレッドシート=Microsoft Excelの代わり
  • Google ドキュメント=Microsoft Wordの代わり

私は会社員が長かったのでMicrosoft Officeも当たり前にように使っていて馴染みがあり、最初はOfficeが使えない=不便だと思っていましたが、これは思い込みでした。

Google ドキュメントやスプレッドシートはMicrosoft Officeとも互換性があり(ツールの並び順など少し異なる部分もありますが)、慣れるとむしろ使いやすいです。

クラウド上で使うので、自宅ではパソコンで使っていたものを外出先でスマホから修正したり確認したり出来る点も便利です。

  • 自動で保存される
  • 自宅や外出先で確認できる
  • プライベートではもちろん、共有して複数で同時編集が可能

Google ドキュメントやスプレッドシートなど含めたドライブは15GBまで無料で利用できます。

ここではワードの代わりにGoogle ドキュメントを新規で作成またはインポートしてから編集するまでの手順を紹介したいと思います。

以下の3つが前提にあります。

  • GoogleドキュメントをWordの代わりに使いたい
  • Microsoft OfficeがPCに入っていない
  • 前に使っていたWord(.docx)のデータがある
自分用の記録を兼ねていますが、使うことを迷っている方や実際どうなんだろうと思っている方の参考になれば嬉しいです。

古いMacから新しいMacへの移行については以下の記事も参考にしてみてください。

Macの移行アシスタントを使ってwifiでデータ移行Macbookの移行アシスタントでデータを移行できる?Macbook Pro 2019へwifiで移行した手順の記録

Google ドキュメントの使い方

Google ドキュメントを使う例

Microsoft Wordを利用して作成する書類は以下のようなものがあると思います。
  • 挨拶文
  • 原稿 / メモ
  • 職務経歴書
  • メルマガ
  • 契約書
  • マニュアル など

基本的には表や図が必要なものはWordよりExcelを利用したほうが使いやすいので、表や図が入るものはドキュメントよりスプレッドシートで作成した方が早いです。

Googleドキュメントを使っていて便利だと思うシチュエーション

Microsoft Wordの代わりにGoogle Documentを使う!基本の使い方

Google ドキュメントを使っていて便利だと思うのは、外出先から修正したり確認することができることと、数名で共有して直接編集ができること。一部の企業では当たり前になっていますが、これが本当に便利です。

  • いつでもどこでも修正&閲覧できる
  • 自動で保存される
  • 転職活動や営業でも活用できる

私はフリーランスで活動しているのであまり利用することはないですが、パソコンで作成したものを外出先でスマホで(必要があれば)修正していつでもどこでも書類を送ることが出来る点は転職活動や営業でも活用できるのではないかと思います。

Microsoft Officeの代替えを考える

私の場合は個人で行く旅行で旅程表や持ち物リストなどを定期的に作成しますが、これまではWordやExcelで作成していたものをPDFに保存して夫にメッセンジャーやAirdropで送っていました。

中身を見た夫がアレコレ修正依頼する度に修正して保存して再送付…だったものが、今はリンクを送って必要があれば直接訂正してもらうようにしたので手間が省けました。

夫はアナログ人間で自分で使いこなす気はないようですが(笑)、今まで催促していたものがすぐに確認できるようになった点は便利だと言っています。

Google ドキュメントの基本的な使い方

Microsoft Wordの代わりにGoogle Documentを使う!基本の使い方

Google ドキュメントを利用するには最初にアカウントを作成する必要があります。※gmailを使っている場合は既に作成済なので改めて作成する必要はありません。

15GBまでは無料なので、アカウントがない場合はこの機会に作っておくと便利です。
  1. Googleアカウントを作成する
  2. Googleドライブにログインする

Microsoft Wordの代わりにGoogle Documentを使う!基本の使い方

▲Google ドライブにログインした状態

Googleドライブでアカウントを作成する手順に関しては以下の記事を参考にしてください。

Microsoft Officeの代替えを考えるMac OS Catalina(カテリーナ)でMicrosoft Office 2011が使えない?!Googleドキュメント&スプレッドシートをMicrosoft Officeの代わりに使ってみる

Google ドキュメントの新規作成

Google ドキュメントを新規から作成するにはGoogle ドライブにログインした後、以下の手順で行います。

  1. “新規” ボタンをクリック
  2. “Google ドキュメント” を選ぶ
  3. “空白のドキュメント”または”テンプレート”を選ぶ

Microsoft Wordの代わりにGoogle Documentを使う!基本の使い方

Microsoft Wordの代わりにGoogle Documentを使う!基本の使い方

空白のドキュメントは別ウィンドウで開きます。

Microsoft Wordの代わりにGoogle Documentを使う!基本の使い方

この状態から新規で作成していきます。

Wordを使い慣れていれば、違和感なく使えると思います。

Microsoft WordをGoogle ドキュメントで編集して使う

今までWordで作成してきたファイル(.docx)がある場合は、Googleドキュメントに取り込むことでそのまま使えます。使い方はGoogleドライブにログインした後、以下の手順で行います。

  1. 新規を開く
  2. ファイルをアップロードする
  3. 編集する

私の新しいMacbook Pro 2019ではMicrosoft Officeのソフトが入っていないので.docxファイルをPC上では開けないですが(実際はPagesが起動してPagesで表示される)、Googleドライブにアップロードすることでそのまま開く&編集することができます。

Microsoft Wordの代わりにGoogle Documentを使う!基本の使い方

アップロードすると.docxで保存され、そのまま編集が可能です。

Microsoft Wordの代わりにGoogle Documentを使う!基本の使い方

Google ドキュメントをダウンロード(PC上に保存)する

Google ドキュメントはクラウド上のファイルなので、ファイルを誰かに送りたい時やPC上で確認したいときはダウンロードします。

Googleドライブにログインしてファイルを開いている状態から、

  1. メニューのファイルからダウンロードを選択
  2. 保存形式を選ぶ

Microsoft Wordの代わりにGoogle Documentを使う!基本の使い方

保存する場合はPDFが多いと思いますが、その他の形式を選ぶ場合は必要に応じて選択します。選ぶとダウンロードが始まり、PC上の指定した場所に保存されます。

Microsoft Wordと比較して使いづらいところ

Microsoft Wordと比較して使いづらいかも..と思うのは、高度なことをしていないからかもしれませんが、今のところは個人的には見当たらないです。

Officeに慣れている場合は、自動保存がされることやPC上に保存するのに感覚的に慣れが必要かもしれません(すぐ慣れると思います)。

※PCに入っていないフォントは引継ぎがされません。

外出先でスマホからファイルを確認&編集する

iPhoneならApp StoreからGoogle ドライブやドキュメントアプリがあるので、インストールしておくと便利です。

ドライブからドキュメントやスプレッドシートを含む全てのファイルを確認することができますが、それぞれのアプリをインストールしておけばドキュメントだけとかスプレッドシートだけなど、確認ができます。

Microsoft Wordの代わりにGoogle Documentを使う!基本の使い方

Google ドキュメントの使い方まとめ

Google ドキュメントの基本的な使い方を紹介しました。

Google スプレッドシートの基本的な使い方については以下の記事を参考にしてみてください。
Googleスプレッドシートの基本的な使い方Microsoft Excelの代わりにGoogleスプレッドシートを利用する!基本的な使い方をエクセルで作った旅程表をもとに紹介(for Mac User)

外出先からスマホで確認&編集できるのはすごく便利ですが、便利であるだけバッテリーの減りは早くなるので注意です。

私はモバイルバッテリーは必ず持参しています。仕事のためでなくても、いつ災害が起きるかわからないのでもはや必須アイテムだと思っています。
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最後まで読んでくださりありがとうございました!
この記事が少しでも参考になると嬉しいです。

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