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- Google スプレッドシート＝Microsoft Excelの代わり
- Google ドキュメント＝Microsoft Wordの代わり
私は会社員が長かったのでMicrosoft Officeも当たり前にように使っていて馴染みがあり、最初はOfficeが使えない＝不便だと思っていましたが、これは思い込みでした。
クラウド上で使うので、例えば、自宅ではパソコンで使ったものを外出先ではスマホから修正したり確認したり出来る点も便利です。
- 自動で保存される
- 自宅や外出先で確認＆修正できる
- 複数で共有して同時編集が可能
Google ドキュメントやスプレッドシートなどを含めたドライブは15GBまで無料で利用できます。
以下の3つが前提にあります。
- GoogleドキュメントをWordの代わりに使いたい
- Microsoft OfficeがPCに入っていない
- 前に使っていたWord（.docx）のデータを使いたい
古いMacから新しいMacへの移行については以下の記事も参考にしてみてください。
Macbookの移行アシスタントでデータを移行できる？Macbook Pro 2019へwifiで移行した手順の記録
Google ドキュメントの基本的な使い方
Google ドキュメントはどんなときに使うのか
- 挨拶文
- 原稿 / メモ
- 職務経歴書
- 請求書や納品書
- 契約書
- マニュアル など
表や図が必要なものはドキュメントよりスプレッドシートで作成した方が早いです。
Microsoft Excelの代わりにGoogleスプレッドシートを利用する！基本的な使い方をエクセルで作ったシートをもとに紹介（for Mac User/エクセル初中級者向け）
Googleドキュメントを使っていて便利だと思うシチュエーション
Google ドキュメントを使っていて便利だと思うのは、外出先から修正したり確認することができることと、数名で共有して直接編集ができること。一部の企業では当たり前ですが、これが本当に便利です。
- いつでもどこでも修正＆閲覧できる
- 自動で保存される
- 転職活動や営業先でも活用できる
私はあまり利用することはないですが、パソコンで作成したものを外出先でスマホで（必要があれば）修正していつでもどこでも書類を送ることが出来る点は転職活動や営業でも活用できるのではないかと思います。
私の場合は個人で行く旅行で旅程表や持ち物リストなどを定期的に作成しますが、これまではWordやExcelで作成していたものをPDFに保存して夫にメッセンジャーやAirdropで送っていました。
夫はアナログ人間で自分で使いこなす気はないようですが（笑）、今まで催促していたものがすぐに確認できるようになった点は便利だと言っています。
また、自宅で作成途中の書類を外出する移動中に編集したりできることは本当に便利です。
Google ドキュメントの基本的な使い方
Google ドキュメントを利用するには最初にgmailアカウントを作成する必要があります。※gmailを使っている場合は既に作成済なので改めて作成する必要はありません。
gmailアカウントを作成したらGoogleドライブにログインします。
- Googleアカウントを作成する
- Googleドライブにログインする
▲Google ドライブにログインした状態
Gmailアカウントを作成する手順は以下の記事を参考にしてみてください。
Mac OS Catalina（カテリーナ）でMicrosoft Office 2011が使えない？！Googleドキュメント＆スプレッドシートをMicrosoft Officeの代わりに使ってみる
Google ドキュメントを新規作成する手順
Google ドキュメントを新規から作成するにはGoogle ドライブにログインした後、以下の手順で行います。
- マイドライブの中で、”新規” ボタンをクリック
- “Google ドキュメント” を選ぶ
- “空白のドキュメント”または”テンプレート”を選ぶ
マイドライブの中で新規をクリック
Googleドキュメント→空白のドキュメントを選ぶ
空白のドキュメントが開いたら作成していきます。
Microsoft Wordを使い慣れていない場合は、とりあえず文章を打って使ってみてください。
フォントを選ぶこともできますが、入っているフォントはPCに入れているフォントが表示されます。
Microsoft WordをGoogle ドキュメントで編集して使う
今までWordで作成してきたファイル（.docx）がある場合は、Googleドキュメントに取り込むことでそのまま使えます。使い方はGoogleドライブにログインした後、以下の手順で行います。
- 新規を開く
- ファイルをアップロードする
- 編集する
Microsoft Officeのソフトが入っていない場合は.docxファイルをPC上では開けないですが（実際はPagesが起動してPagesで表示される）、Googleドライブにアップロードすることでそのまま開く＆編集することができます。
アップロードすると.docxで保存され、そのまま編集が可能です。
Google ドキュメントをダウンロード（PC上に保存）する
Google ドキュメントはクラウド上のファイルなので、ファイルを誰かに送りたい時やPC上で確認したいときはダウンロードします。
Googleドライブにログインしてファイルを開いている状態から、
- メニューのファイルからダウンロードを選択
- 保存形式を選ぶ
ダウンロードするときは、ファイル→ダウンロード→形式を選びます。
選ぶとダウンロードが始まり、PC上の指定した場所に保存されます。
Microsoft Wordと比較して使いづらい点
Microsoft Wordと比較して使いづらいかも..と思うのは、高度なことをしていないからかもしれませんが、今のところは個人的には見当たらないです。
Officeに慣れている場合は、自動保存がされることやPC上に保存するのに感覚的に慣れが必要かもしれません（すぐ慣れると思います）。
また、PCに入っていないフォントは引継ぎがされません。
Kindle出版を考えている場合はGoogleドキュメントはエラーが出ることが多いためあまりお勧めできません。Kindle出版をする場合に利用するツールはMicrosoft Wordを利用します。
外出先でスマホからファイルを確認＆編集する
iPhoneならApp StoreからGoogle ドライブやドキュメントアプリがあるので、インストールしておくと便利です。
Google ドキュメントの使い方まとめ
Google ドキュメントの基本的な使い方を紹介しました。
Microsoft Excelの代わりにGoogleスプレッドシートを利用する！基本的な使い方をエクセルで作ったシートをもとに紹介（for Mac User/エクセル初中級者向け）
外出先からスマホで確認＆編集できるのはすごく便利ですが、便利であるだけバッテリーの減りは早くなるので注意です。
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最後まで読んでくださりありがとうございました！
この記事が少しでも参考になると嬉しいです。
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